LAN-Party-Planung

Zunächst solltest du dir Gedanken über die von dir gewünschte Teilnehmerzahl machen. Als unerfahrenes LAN-Party Team ist es das Beste, seine Teilnehmerzahlen von Event zu Event nur in kleinen Schritten zu erhöhen, da ein zu großer Sprung dazu führen kann, dass wichtige Positionen unterbesetzt und Zeitplanungen durch den Mehraufwand in vollkommenes Chaos stürzen. Also, übernimm dich nicht, backe kleine Brötchen.

• Die Zahl der umliegend nutzbaren Parkplätze sollte die Anzahlt der gewünschten Teilnehmer übersteigen.


• Es sollten genügend Starkstrom-Anschlüsse in bzw. um die Halle herum zur Verfügung stehen.


• Die Halle sollte über ausreichend sanitäre Anlagen verfügen, denn kein Teilnehmer möchte kurz vor einem wichtigen Turnierspiel eine halbe Stunde warten um mal schnell seine Notdurft zu verrichten.


• Die Location muss abgedunkelt werden können (Verdunklungsanlage, Erlaubnis des Vermieters zu eigenständigen Verdunklung).


• Steht in der Halle genügend Platz für die gewünschte Teilnehmerzahl zur Verfügung? Als Faustregel könnt ihr ca. 2,5m² pro Teilnehmer ansetzen.


• Stehen ausreichend Tische und Stühle zur Verfügung? Jeder Teilnehmer sollte zwischen 75cm und 95cm Tischbreite nutzen können.


• Bietet die Halle einen abgetrennten Raum oder die Möglichkeit einen ausreichen großen Schlafbereich abzutrennen?


• Wie hoch ist die Hallenmiete?

• Eintritt


• Sponsoring


• Cateringeinnahmen

• Hallenmiete


• Stromkosten (wenn nicht in der Hallenmiete enthalten)


• Stromequimentmiete


• Netzwerkmiete


• Miete für sonstige Technik (Server, Beamer, Licht und Tontechnik)


• Turnierpreise


• Cateringausgaben (Kosten von Speisen und Getränken im Einkauf)


• GEMA


• Verbrauchsmaterial


• Team-Shirts (jeder Orga sollte als solcher erkannt werden)


• PR-Kosten ( Domain, Intranetsytem)

• Hauptorganisator / Schichtleiter
  Diese Leute müssen ständig den Überblick über alle Abläufe der Veranstaltung haben.
  Sie sind der Knotenpunkt der Kommunikation und Entscheidungsträger in letzter Instanz.
  
  
• Stromteam
  Die Aufgabe dieses Teams ist es, einen der wichtigsten Faktoren der Veranstaltung, die Stromversorgung aufzubauen und eventuell Probleme zu lösen.
  
  
• Netzwerkteam
  Dieses Team ist für Auf und Abbau sowie die Überwachung des Netzwerkes zuständig.
  
  
• Dienste/Serverteam
  Ohne Server keine Turniere, ohne Dienste (DHCP, DNS,…) kein funktionierendes Netzwerk und Intranet.
  


• Turnierteam
  Das Turnierteam sollte einem Hauptturnierorga unterstehen, der im Zweifelsfall die nötigen Entscheidungen (bei Default-Wins, Cheating Verdacht usw.) trifft, um den Turnier / Zeitplan nicht unnötig zu verzögern.
  
Für jedes Spiel sollte eine Person zuständig sein, die sich auch mit den Regel und Besonderheiten des jeweiligen Spieles auskennt.


• Catering Team
  Solltet ihr euch gegen eine externe Versorgung entschieden haben, beachtet das die Versorgung der Teilnehmer am besten während der gesamten Veranstaltung ermöglicht werden sollte. Das Cateringpersonal sollte, sofern ihr Lebensmittel selbst verarbeitet, die hierfür nötige Gesundheitsbescheinigung vorweisen können.
  


• Einlass/ Security Team
  Gegen Diebstahl ist keine Veranstaltung immun. Ihr solltet während der gesamten Veranstaltung den Eingangsbereich überwachen um Diebstahl und Verstöße gegen den Jugendschutz zu verhindern oder zumindest bestmöglich einzudämmen.
  Zudem sollet ihr beachten, dass wären der Einlass-Phase mehr Personal im Einlassbereich nötig ist.
  


• Supportteam
  Auf jeder Veranstaltung werden Probleme auftreten, die gelöst werden müssen.
  Hierzu solltet ihr kompetente Teammitglieder einteilen, die einerseits dem Teilnehmer während der Veranstaltung mit Rat und Tat zur Seite stehen und andererseits das restliche Team unterstützt. Zudem können die Supporter für das Auswechseln von Mülltüten und leeren von Aschenbechern etc. eingeteilt werden.
  



• Beamer / Bühnenshow Team
  Nichts ist langweiliger als eine Veranstaltung ohne Eröffnungsshow und Siegerehrung. Es sollten Leute für Beamernutzung, Show, Durchsagen und Sideevents zur Verfügung stehen. Lion Feeding (das "Füttern" der Gäste mit Werbegeschenken) bringt Stimmung und viele Gäste vor die Bühne. Fotos von Ansammlungen glücklicher Gäste sieht jeder Sponsor gern!